Integrace wflow.com AE102

Obecný popis #

Rozšíření wflow je vytvořeno pro import režijních nákupních faktur (dobropisů) s přímým účtováním na finanční účty v Business Centralu, dále také na import pokladních dokladů a nákupních zálohových faktur. Zpět do systému zasílá infromace o úhradách faktur.

Práce s doklady ve wflow #

Jakmile je doklad vytěžen a hodnoty jsou importovány do polí v přijaté faktuře/dobropisu uživatel zvolí, zda jde o fakturu (daňový doklad) nebo dobropis. Může vybrat i číselnou řadu. Při importu probíhá kontrola, zda jde o číselnou řadu v nastavení financí pro daný typ dokladu. Pokud číselnou řadu nevybere je použitá výchozí jako při ručním založení faktury v Business Centralu. Popis se propisuje do oznámení faktury a textu položky. Číslo dokladu se vkládá jako původní číslo dokladu. Ostatní pole se propisují do příslušných polí v BC.

Číslo faktury a účtované prodejní faktury je následně zpětně propsáno do interního čísla dokladu v hlavičce faktury ve wflow.

Dodavatel je dohledáván podle IČ případně podle DIČ. Celková částka faktury se pro kontrolu importuje do nového pole Celková částka ve wflow.

V sekci účtování je možné účtovat faktur na obchodní položku, kdy se neberou v úvahu řádky, ale rekapitulace DPH. V takovém případě je pro každou sazbu vytvořen zvláštní řádek v BC. Pokud není zvolená obchodní položka je doklad účtován po řádcích. Při účtování po řádcích je třeba v polí kód vybrat správné číslo finančního účtu a sazbu DPH.

Dále je možné zvolit dimenze pro hlavičku dokladu, způsob platby. Do části Platby je synchronizační úlohou doplněná informace o úhradě faktury.

Jakmile je doklad připraven na export, doklad uložíme a zvolíme funkci Odeslat k exportu do ERP. Doklad změní stav na Čeká na odeslání do ERP. Po stažení změní stav na importováno do ERP. Pokud je povolené vrácení dokladů změní se stav na odesláno do ERP v okamžiku zaúčtování.

Pokud se doklad dostane do chyby, jsou podrobnosti chyby popsány v událostech dokladu.

Účtenky #

Pro účtenky jsou na hlavičce dokladu pole pokladna a typ pokladního pohybu. Do pokladního pohybu jsou synchronizovány pokladní případy v Business Centralu. Pokladní případ je použit pro celou účtenku. Pokladní případy lze vybrat i v řádcích dokladu pro konkrétní řádky. Při účtování je třeba vybrat pokladu, pro kterou se bude vytvářet Pokladní doklad. Pro každou měnu účtenek musí být v BC založená separátní pokladna. Pokladní doklady neumožnují výběr z několika číselných řad.

Práce s doklady v Business Centralu #

Import dokladů #

Import dokladů je prováděn pravidelnou synchronizační úlohou – procedura 79180 ART AA WFLOW Synchronization s parametrem INCOMING. Tato úloha nahrává do Business Centralu doklady se stavem Čeká na import do ERP. Pokud není povolené vracení dokladů jsou doklady označeny jako exportováno do ERP.

Doklad se importuje v případě, že je systém schopný založit doklad bez chyby. Tedy musí být na účtu vyplněná obecná účto skupina zboží a DPH. Při importu se kontroluje, zda zvolená číselná řada ve wflow odpovídá číslené řadě pro doklady dle standardního nastavení v nastavení prodeje a pohledávek.

Nákupní faktury #

Na importovaných dokladech je hlavička dokladu přenesená z wflow. Popis je přenášen do textu položky. Vzhledem k omezenému počtu znaků v poli je celý popis ještě přenášen do oznámení nákupní faktury.

Doklad je vytvořen jménem osoby, pod kterou je spuštěná synchronizační úloha. Při vytváření dokladů je dohledán bankovní účet a vložen do faktury. Pokud bankovní účet není nalezen, chová se Business Central dle Nastavení integrace Wflow – založí doklad; založí bankovní účet nebo doklad není importován a na straně wflow skončí v chybovém stavu.

Otevřené i zaúčtované doklady wflow mají tlačítko Otevřít ve wflow.com, uživateli se otevře nová záložka v prohlížeči s příslušným dokladem ve wflow. Uživatel musí být ve wflow přihlášen nebo se v přihlašovacím dialogu přihlásit.

Účtenky #

Účtenky, resp. pokladní případy jsou v Business centrálu založeny obdobně jako standardní faktury. V Business Centralu jsou založeny účtenky s pokladními případy vybranými v systému Wflow případně s vybranými finančními účty. Na pokladních případech se nesynchronizují způsoby úhrady.

Nákupní zálohové faktury #

Zálohové faktury jsou vytvářeny stejným způsobem, jako standardní faktury s tím rozdílem, že v řádku je pouze DPH účto skupina a částka náležící dané DPH účto skupině. V případě povolení vracení dokladů je doklad označen jako Exportováno do ERP v okamžiku vydání dokladu.

Synchronizace plateb #

Platby k fakturám a zálohovým platbám jsou do wflow zpracovány synchronizační úlohou – procedura 79180 ART AA WFLOW Synchronization s parametrem REGISTERS

Nastavení #

Nastavení v aplikaci wflow #

V administraci wflow je třeba nastavit konfiguraci spojení API. Na admin.wflow.com v části API klienti se vytvoří API klient. Po vyplnění Id klienta a jména se zobrazí secret, který je třeba si uložit pro nastavení na straně BC, později secret nelze zobrazit. Jméno API klienta se zobrazuje v událostech dokladu.

Po nastavení API klienta je třeba ve standardním rozhraní aplikace na app.wflow.com povolit vytvořeného API klienta. Povolení klienta provedete v Nastavení -> Integrace -> API přístupy. Dále nastavíme konfiguraci WFLOW pro Business Central v sekci ERP.

Nastavení na straně Business Centralu #

Nastavení na straně Business Centralu se provede přes průvodce v asistovaném nastavení v části Spojte se s jinými systémy. Pokud je průvodce dokončen je zaškrtnuto pole Dokončeno. U dokončeného průvodce nastavením je uživatel upozorněn, že průvodce již byl dokončen a zda chce průvodce spustit znovu.

Průvodce umožňuje vytvořit autentizační profil REST. V tomto případě je třeba vyplnit ID klienta a secret, který byl vytvořen v administraci wflow. Ostatní parametry REST profilu se nastaví automaticky. Jako název organizace je třeba vložit název z URL adresy app.wflow.com/org/(název organizace).

V dalším kroku je třeba propojit dimenze BC do číselníků:

  • Aktivita
  • Smlouva
  • Nákladové středisko
  • Zaměstnanec
  • Vozidlo

Dále se nastavuje domácí DPH účto skupina a sazby DPH, které budou spojeny s volbami DPH na straně WFLOW. Pokračuje se nastavením číselných řad, pro faktury jsou součástí složky s fakturami a je třeba pro faktury vybrat i číselné řady dobropisů), způsobů platby a nastavením synchronizačních úloh.

Dalším nastavením je konfigurace kódu pozdržení, který je spojen s volbou neproplácet na straně wflow. Zachování množství za řádku určuje, zda jsou řádky účtovány souhrnně nebo je zachováno množství z wflow faktury.

Vrácení dokladů umožnuje nezaúčtované doklady v Business Centralu upravovat ve wflow a znovu nahrát do BC. Pokud je doklad z BC smazán, ve wflow je označen chybovým stavem a je možné jej upravit a znovu odeslat do BC. Doklady, které nejsou zaúčtované, mají ve wflow status Čeká na import do ERP. Jsou označeny Exportováno do ERP až v okamžiku zaúčtování.

Další volbou je práce s bankovními účty dodavatele. Lze zvolit:

  • Zobrazit chybu při neexistujícím účtu
  • Zakládat bankovní účty
  • Neprovádět žádnou akci – bankovní účet je propisován do hlavičky dokladu

Nastavení z průvodce je po úspěšném dokončení propsáno do tabulek Číselná řada, Platební metody (integrace wflow.com), Mapování tabulek API, Nastavení integrace wflow.com, Profilů REST.

  • Tabulka číselná řada je rozšířená o pole Typ - Pole určuje typ číselných řad wflow

Synchronizace číselníků #

Synchronizace dalších číselníků jako finanční účty, pokladny a pokladní případy jsou nastaveny automaticky. Dodatečnou úpravu filtrů pro synchronizování položek se provádí v Mapování tabulek API, kde lze upravit jak výchozí číselníky, tak dimenzí a účto skupin.

Synchronizace číselníků probíhá při změně v daném číselníku. Synchronizované jsou pouze neuzavřené hodnoty, finanční účty s přímým účtováním, úprava filtrů se provádí v tabulce Mapování tabulek API.

Řešení problémů #

Pokud se rozhodnete změnit volbu vrácení dokladů je nutné tuto volbu provést přes průvodce v asistovaném nastavení. Pro doklady importované z wflow je dostupná volba Status synchronizace (wflow.com), kde při změně na vrácení dokladů je nutné označit účtované doklady jako exportováno do ERP, aby se neoznačovaly jako exportované synchronizační úlohou, která by v takovou chvíli skončila v chybovém stavu a rozpojila by se synchronizace dokladů.

V případě smazání dokladů a nemožnosti je znovu synchronizovat do BC je na všech dokladech nákupních faktur, pokladních dokladů a zálohových faktur přidána akce Status synchronizace (wflow.com), kam lze dodatečně vložit ID již jednou exportovaného dokladu nebo smazání dokladu ve wflow. Status Synchronizace (wflow.com) je ve výchozím nastavení skrytá akce.

Vložení ID je dostupné na dokladech, které ID nemají. Jde tedy o ručně vytvořené faktury, které uživatel chce spárovat s wflow dokladem. Označit jako uhrazené je volba pro doklady smazané z wflow, ale jsou v Business Centralu a způsobují chybu v synchronizační úloze.