Sešit importu zboží AE078

Obecný popis #

Základ funkcionality tvoří tzv. "Sešit importu zboží"

Sešit obsahuje v záhlaví vybranou šablonu sešitu importu zboží (kde lze uživatelsky vybrat jiný deník). Samotný sešit je tvořen jednotlivými řádky. Pro podporu varibilních polí (například atributy zboží) existuje v sešitu akce "Detailní informace", která se váže k aktuálně vybranému řádku sešitu, která zobrazí dodatečné importované informace. Do této tabulky spadají údaje importované dle konfigurace pro "Atributy zboží" a "Překlady zboží", viz níže "Definice struktury souborů".

Import souboru #

Import souboru lze provést pomocí akce "Importovat soubor". Po zvolení akce musí uživatel vybrat soubor odpovídající definované struktuře a typu.

Po vybrání souboru systém provede import dat. Systém při importu provádí validaci datových typů polí, neprovádí validaci business logiky. Pokud při importu narazí na zpracovatelnou chybu, import není přerušen, ale v řádku sešitu importu zboží ve sloupci text chyby je zobrazen případný problém nalezený při importu. Odstranění tohoto problému je možné pouze znovuimportováním původního souboru (po jeho opravení v importním souboru).

Ověřit data #

Tato akce spustí kontrolu povinných polí, vazeb a dalších požadavků na validitu dat. Po skončení kontroly jsou případné nalezené chyby zapsané v jednotlivých řádcích. Tato akce se zároveň pouští automaticky před akcí "Použít data". Ve výjimečných případech neočekávaných chyb může být chyba zobrazena ve formě klasické chyby Business Centralu.

Povinná pole, která musí být pro import vždy vyplněna:

• Číslo dodavatele - povinné pouze pokud je na šabloně aktivní kontrola prodejních cen, prodejních slev, nebo obě kontroly
• Číslo zboží dodavatele
• Základní měrná jednotka

Povinná pole, která musí být pro import vyplněna při zakládání nového zboží:

• Kód kategorie zboží
• Účto skupina zboží
• Obecná účto skupina zboží
• DPH účto skupina zboží

Při akci se konkrétně spouští následující kontroly. Tyto kontroly nepřeruší proces, ale zapíší případně nalezené chyby do jednotlivých řádků sešitu.

• Kontrola existujících číselníků - Kontrola, zda hodnoty existují tabulce, jsou-li vyplněné
  • Čislo dodavatele
  • Kód nakupování
  • Kód výrobce
  • Kód kategorie zboží
  • Skupina předmětů servisu
• Kontrola prefixu dodavatele - Platí pouze, pokud je na dodavateli nastaven, jinak se přeskakuje
• Kontrola šablon SKU
  • Tuto kontrolu lze vypnout v Nastavení zásob
  • Kontroluje, zda existuje Šablona skladové jednotky pro danou kategorii zboží.
• Kontrola měrných jednotek - Zda existují měrné jednotky zboží z polí: Base, Sales a Purch.
• Kontrola skupin slev zboží - Zda existují zadané skupiny
• Kontrola nastavení pro účtování a sledování zboží
  • Zda existují (pokud jsou vyplněné):
    • Účto skupina zboží
    • DPH obchodní účto sk. (cena)
    • Obecná účto skupina zboží
    • DPH účto skupina zboží
    • Kód sledování zboží
    • Číslo sazebníku
    • Kód země/oblasti původu
• Kontrola nákupních + prodejních cen
  • Zda existuje Nákupní kód měny / Kód měny prodeje
  • Zda je vyplněna a existuje Nákupní měrná jednotka / Prodejní jednotka
  • Kontroly se spouští když jsou vyplněny pole Aktuální prodejní cena (LM), resp. Aktuální nákupní řádková sleva (%)

Dále probíhají kontroly, ve kterých chyby validace/importu způsobí, že import se přeruší a zobrazí se chybová hláška. Po opravě je nutné opět spustit import.

• Test dat sešitu - Volá se automaticky i při akci pro zavírání zboží. Kontroluje zda
  • Je v sešitě na řádcích pouze jeden dodavatel
  • Je v sešitě dodavatel, který je pro šablonu definovaný.
  • Neexistují žádný řádky s polem Stav zpracování = "Chyba Importu"

Další chyby, ke kterým může při importu dojít

• Chybná hodnota v konfigurační šabloně (např. data vyplněná bez validace přes konfigurační balíček, stará data před migrací systému apod.)
• Pokus o import prodejních slev (hodnota pole Aktuální prodejní řádková sleva (%) je vyplněna na některém z řádků) - Funkce zatím není implementována
• Chyby samotné transakce - pokud selže zápis například kvůli zámku na tabulce

Použít data #

Tato akce je použitelná pouze pokud je deaktivováné CDS. Pokud je aktivované, je možné použít data pouze přes pozdější plánování. Akce se pokusí použít naimportovaná data a vytvořit/aktualizovat odpovídající tabulky. Akci lze spustit pouze pokud neexistuje v sešitu žádný řádek s chybou importu. Po spuštění nejprve proběhne kontrola (automaticky se spustí funkce "Ověřit data"). V případě jakékoliv nalezené chyby je aplikace zrušena a chyba je zobrazena v příslušném řádku s vysvětlením. Jakmile uživatel chybu odstraní, lze použít data znovu a tím provést znovukontrolu všech dat. Ve výjimečných případech neočekávaných chyb může být chyba zobrazena ve formě klasické chyby Business Centralu.

Použití dat lze naplánovat na pozdější spuštění mimo pracovní dobu pomocí akce Naplánovat aplikování, která je dostupná v sešitu importu. Při naplánování úlohy se úloze automaticky nastavuje kategorie dle Nastavení zásob. Při aktivovaném CDS se zároveň pozastaví synchronizace Zboží se CRM. Až po úspěšném nebo neúspěšném importu se synchronizace opět zapne.

Zápis dat #

Data ze sešitu importů se při aplikování propisují do několika tabulek:

1. Zboží - S výjimkou polí ceníků se všechna pole z hlavního listu sešitu importu propisují přímo do tabulky zboží.

2. Ceníky - Z polí určených pro ceníky se poté pro každý řádek sešitu importů zakládá řádek v nově založeném ceníku pro specifického dodavatele.

Pole určená pro ceníky jsou

• Pro prodejní ceníky
  • Aktuální prodejní cena (LM)
  • Aktuální prodejní cena
  • Kód měny prodeje
  • Prodejní jednotka
  • Aktuální prodejní řádková sleva (%)
  • Minimální množství je fixně nastaveno na 0
• Pro nákupní ceníky
  • Aktuální nákupní cena
  • Nákupní kód měny
  • Nákupní měrná jednotka
  • Aktuální nákupní řádková sleva
  • Minimální množství je fixně nastaveno na 0

Po založení řádků ceníku ze sešitu importu systém prochází existující ceníky

• Pro stejného dodavatele (přes pole Číslo původu importu zboží)
• Které nejsou typu Cena a sleva
• Které mají vypnutý příznak Povolit aktualizaci výchozích hodnot
• Které jsou platné - mají dřívější počáteční datum než je pracovní datum; koncové datum je dnes, později, nebo neurčené
• Které mají minimální množství 0

Z těchto ceníků se načtou všechny řádky, které v novém ceníku již nejsou (nebyly importované sešitem importů) a překopírují se do něj. Nalezené ceníky se po překopírování zneplatní a uzavřou (koncové datum se nastaví na jeden den zpět od pracovního data).

V případě změny kódu kategorie zboží dojde k uzavření všech řádků ceníků daného zboží, které vznikly při zakládání ceníků dle kategorií (viz šablona importu zboží). Tyto uzavřené řádky ceníků jsou následně znovuzaloženy do odpovídajících ceníků dle nově nastaveného kódu kategorie zboží.

3. Atributy - Ze sešitu požadavků se skrze akci Související -> Detaily lze prokliknout do atributů zboží. Ty se poté nahrávájí do tabulky atributů zboží (prokliknutelné na kartě zboží skrze Zboží -> Atributy)

Předzpracování dat #

Smazat všechny řádky #

Při použití této akce systém smaže veškeré řádky v sešitu importů.

Doplnit prefix zboží dodavatele #

Při použití této akce dohledá systém nastavený prefix pro dodavatele zboží a případně ho doplní do čísla zboží v sešitu importu zboží. Pokud není prefix vyplněn, nebo číslo zboží již prefix obsahuje, systém neprovede žádnou změnu.

Aplikovat šablonu zboží #

Při použití této akce dohledá systém nastavené šablony zboží na příslušných kategoriích zboží a aplikuje je na odpovídající řádky sešitu importu zboží. Pokud sešit obsahuje zboží v poli, pro které je definována šablona, je původní hodnota bez notifikace přepsána. Pokud pro kategorii zboží neexistuje šablona, systém neprovede žádnou akci.

Pro použití akce je potřeba, aby na všech řádcích sešitu byl vyplněn Kód kategorie zboží. Při použití této akce systém na příslušných kategoriích zboží dohledá nastavené šablony konfigurace zboží a aplikuje je na odpovídající řádky sešitu importu zboží. Pokud sešit obsahuje zboží v poli, pro které je definována šablona, je původní hodnota bez upozornění přepsána. Pokud na kategorii zboží není nastavená konfigurační šablona, systém neprovede žádnou akci.

Šablony konfigurace zboží jsou plně uživatelsky nastavitelné. Propisují se pouze nastavené hodnoty.

Uzavřít zboží dodavatele neuvedené v sešitu #

Tato akce spustí kontrolu všeho Zboží, které má nastavené Číslo dodavatele na stejného dodavatele, jako právě vybraný list sešitu.

Otevřené Zboží, které se v listu sešitu nevyskytuje a zároveň nemá žádné Zásoby, Množ. na prod.obj. ani Množ. na nák.obj. se uzavře (Příznak Uzavřeno se nastaví na Ano).

Všechno uzavřené Zboží, které se v listu sešitu vyskytuje se otevře (Příznak Uzavřeno se nastaví na Ne).

Zboží lze z automatického otevírání/uzavírání vyjmout pomocí příznaku na kartě Kategorie zboží - Přeskočit uzavírání zboží.

Tuto akci lze automaticky spouštět po provedení akce "Použít data", v závislosti na příznaku Automaticky uzavřít zboží neuvedené v sešitu importu zboží po aplikaci dat v Nastavení zásob (kategorie Obecné -> Sešit importů zboží).

Vypočítat prodejní ceny v LM s fix. směnným kurzem #

Tato akce dohledá řádky deníku s uvedenou prodejní cenou v cizí měně, kde pro měnu je zároveň v měnách definována hodnota pro pole "Fixní směnný kurz pro ceníky". Na základě údajů ze sešitu importu zboží a tohoto fixního kurzu spočítá prodejní cenu v LM a zapíše ji do sešitu importu zboží.

Nastavení #

Šablony sešitu importu zboží #

Šablony sešitu importu zboží tvoří základ celé funkcionality. V systému může existovat libovolný počet šablon, které jsou uživatelsky spravovatelné. Na každé šabloně lze určit její kód, název, typ importovaného souboru (podporované varianty Excel xlsx a CSV), oddělovač (pro CSV variantu) a počet řádků od začátku souboru, které mají být při importu přeskočeny (hlavička souboru).

Zároveň je možné v šablonách sešitu importu zboží nastavit výchozí kód měny pro nákupní cenu, který bude použit pokud nebude v importním souboru žádný kód měny specifikován.

V šabloně je možné deaktivovat import cen a slev. Pokud ani jeden z importů není aktivní, není nutné v sešitě vyplňovat číslo dodavatele.

Nastavení šablony dále určuje, zda jsou ceny a slevy při importu rozděleny do více ceníků dle kategorie zboží.

Na této stránce je akce Nastavení polí sešitu importu zboží, která otevře stránku nastavení.

Dále je možné zaškrtnout tyto volby:

• Vždy zakládat nový ceník - je možné zaškrtnout pouze pokud nejsou zaškrtnutá všechna pole "Vynechat import..."
  • Tato možnost nám při importu cen (prodejních/nákupních/nákupních slev), vždy založí nový ceník s importovanýma cenama
• Uzavírat ceny zboží mimo import
  • Tato možnost nám při importu cen (prodejních/nákupních/nákupních slev), uzavře všechny platné ceny pro daného dodavatele mimo import
• Nastavit původní ceníky na neaktivní
  • Tato možnost nám při importu cen (prodejních/nákupních/nákupních slev), nastaví původní ceníky do statusu neaktivní (lze použít pouze s volbou Vždy zakládat nový ceník)

Nastavení polí sešitu importu zboží #

Na nové stránce Nastavení polí sešitu importu zboží lze nastavit:

• Importovat prázdnou hodnotu - Určuje, zda se má propsat prázdná hodnota. Pokud je toto políčko zaškrtnuto a v importovaném souboru je vybraný sloupec nevyplněn, hodnota se vymaže i z dat zboží. Při importování prázdných hodnot atributu a překladů se mapování atributu a překladu zboží odstraní.
• Typ importu - Určuje, zda se má hodnota propisovat pouze pro nově založené zboží, nebo i aktualizovat pro stávající zboží. Výchozí hodnotou je "Importovat i aktualizovat"

Definice struktury souborů #

V šablonách sešitu importu zboží existuje akce "Definice struktury souborů". Pomocí této akce lze nastavit, co a v jakém pořadí obsahuje importovaný soubor. Definice může teoreticky obsahovat neomezený počet sloupců. Pro každý importovaný údaj je nutné určit jeho pořadí (v jakém sloupci v importovaném souboru je) a do jaké struktury má být uložen. Není nutné uvádět všechny sloupce. Podporovaná struktura je tabulka zboží (následně výběr z jednotlivých polí sešitu importu zboží), tabulka atributů zboží (následný výběr z existujících atributů zboží) a tabulka jazyků pro překlad zboží. Pouze jazyky označené jako Použít pro import zboží je možné použít pro import.

Měny #

V měnách bylo přidáno nové pole "Fixní směnný kurz pro ceníky". Pokud je toto pole vyplněné, je použito ve funkci "Vypočítat prodejní ceny v LM s fix. směnným kurzem". Zároveň při změně tohoto pole je uživatel dotázán, zda se mají přepočítat všechny existující platné ceny (k pracovnímu datu), které byly vytvořeny z původního fixního kurzu.

Nastavení zásob #

V nastavení zásob existují nová pole určující chování importu a zpracování dat.

• "Typ zdroje prodejní ceny"
  • Určuje způsob identifikace prodejního ceníku cen spravovaných automatickým importem.
  • Momentálně je podporován pouze způsob "Dodavatel"
    • Při nastavení "Dodavatel" jsou prodejní ceníky členěny v hlavičce ceníku dle čísla dodavatele.
• "Uzavřít neimportované zboží po zpracování automaticky"
  • Pokud je nastaveno, pak po aplikaci sešitu importů zboží dojde ke kontrole a dohledání všeho zboží stejného dodavatele, které ale není v aktuálně importovaném sešitu a toto zboží uzavře. Pokud není nastaveno, je možné tuto akci spustit manuálně pomocí funkce "Uzavřít zboží dodavatele neuvedené v sešitu" ze sešitu importů zboží.
• "Vytvářet pouze pro exist. šablony sklad. jedn."
  • Pokud je toto pole aktivní, pak jsou skladové jednotky vytvořeny pouze pro takové kombinace, pro které existují šablony importu zboží skladových jednotek.
• "Prefix dodavatele do kategorie zboží"
  • Pokud je aktivní, pak při zpracování dat (založení/aktualizaci zboží) dojde k propsání tohoto prefixu do kategorie zboží.
  • Pokud kategorie zboží obsahuje jinou hodnotu, je tato hodnota přepsána bez upozornění.
• "Kategorie zboží do Skupin slev zboží"
  • Pokud je aktivní, pak při zpracování dat (založení/aktualizaci zboží) dojde k propsání kategorie zboží do skupin slev zboží.
  • Pokud skupina slev zboží obsahuje jinou hodnotu, je tato hodnota přepsána bez upozornění.
• "Kategorie fronty úloh"
  • Pokud je vyplněná, pak při zakládání položky fronty úloh při plánování aplikování sešitu přes akci na stránce sešitu importu zboží bude nastavena zvolená kategorie.
• "Používat suffix čísla zboží"
  • Pokud je aktivní, je do čísla zboží automaticky při tvorbě doplněn suffix ze sešitu importu zboží.
  • Pokud není aktivní, nelze pole pro suffix vyplnit.
• "Oddělovací znak pro suffix"
  • Pokud je vyplněno, je tento znak použit mezi číslo zboží a suffix.
  • Jakmile existuje karta zboží se suffixem, případně záznam v sešitu importu zboží se suffixem, hodnotu nelze změnit.
• "Výchozí základní/prodejní/nákupní měrná jednotka"
  • Určuje výchozí měrnou jednotku pro případy, kdy v importovaném souboru není jednotka uvedena.

Dodavatelé #

Do karty dodavatele bylo přidáno nové pole "Prefix čísla zboží". Pokud je toto pole vyplněno, číslo zboží dodavatele musí být vždy začínat tímto prefixem. Není možné prefix změnit na jinou hodnotu, pokud již existuje zboží neodpovídající prefixu. V sešitu importu zboží lze před aplikací sešitu prefix doplnit pomocí funkce "Doplnit prefix zboží dodavatele".

Zboží #

Na kartě zboží existují nová pole

• "Fixní prodejní ceny"
  • Pokud je tato volba aktivní, nejsou prodejní ceny pro zboží s již existujícími cenami importovány. Pokud ceny pro zboží doposud neexistují, jsou naimportovány bez ohledu na tento příznak.

Kategorie zboží #

V kategoriích zboží existují nová pole

• "Fixní prodejní ceny"
  • Změna tohoto příznaku se po výzvě uživatele zapisuje do jednotlivých karet zboží, podle kterých se poté ovlivňuje import prodejních cen.
• "Přeskočit blokaci zboží"
  • Pokud je toto pole aktivní, není zboží z této kategorie automaticky zablokováno při použití funkce "Uzavřít zboží dodavatele neuvedené v sešitu".
• "Šablona zboží importu zboží"
  • Pokud je vyplněno, je tato šablona následně použita při použití akce "Aplikovat šablonu zboží" v sešitu importu zboží. Pokud není vyplněno, pro zboží nebude aplikována žádná šablona.

Nová kategorie zboží se vytvoří ze seznamu "Kategorie zboží" přes akci "Nový". Zde se vyplní nový "Kód", poté systém dovolí vyplnit další pole. Je důležité přiřadit Kód šablony konfigurace zboží.

V dalším kroku se vytvářejí šablony skladových jednotek importu zboží (přes konfigurační balíček).

Šablony importu zboží skladových jednotek #

Do systému byla přidána nová funkcionalita "Šablony importu zboží pro skladové jednotky". Tato tabulka určuje šablony zboží použité pro založení nových skladových jednotek. Pokud je navíc v nastavení zásob aktivní příznak "Vytvářet pouze pro exist. šablony sklad. jedn.", pak jsou založeny skladové jednotky pouze pro kombinace vyjmenované v této tabulce.

Sešit importů - suffix #

Na stránce Sešit importu zboží přibyla funkce Přiřadit suffix zboží k číslu zboží, která na konec pole Číslo zboží přidá znak oddělující suffix od čísla (možnost nastavit na stránce Nastavení zásob) a suffix z pole Suffix čísla zboží. Funkce Otestovat sešit nově testuje, zda číslo zboží obsahuje suffix a oddělující znak, který je shodný s tím v Nastavení zásob.

Seznam synchronizovaných polí #

Přidání pole Oznámení o změně dodavatele na kartě zboží do Nastavení zásob #

Oznámení o změně dodavatele na kartě zboží spouští notifikaci ohledně úpravy dodavatele na Kartě zboží. Toto oznámení slouží jako připomenutí uživatelům, že změna dodavatele neaktualizuje ceník dodavatele pro dané zboží. Notifikace vyskočí pouze pokud byl aktuálně platný ceník pro dané zboží naimportovaný. Pole, pojmenované Oznámení o změně dodavatele na kartě zboží, lze nastavit na hodnoty Ano nebo Ne pro povolení nebo zakázání funkce oznámení.